Современный архив организации: правовые и методические основы работы

Деятельность любой организации сопровождается созданием огромного количества документов, которые потом необходимо хранить. В связи с этим, квалифицированные специалисты в сфере архивного дела всегда востребованы и ценны.

Законодательство постоянно меняется, проф.стандарты требуют соответствующей квалификации и чтобы оставаться «на плаву», обучение архивному делу для сотрудников архивной службы становится очень важным делом.

Данные курсы повышения квалификации составлены в соответствии с профессиональным стандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденным Приказом Минтруда России от 6 мая 2015 года № 276 н. Это наиболее полный курс повышения квалификации в объеме 72 академических часа, в программе которого рассматриваются:

• современная правовая и нормативно-методическая база работы с архивными документами;
• требования к архивохранилищам сотрудникам архива;
• порядок формирования архивной службы, организацию хранения, приема и выдачи архивных документов;
• традиционные и инновационные методы работы с архивными документами;
• внедрение и применение современных автоматизированных и цифровых технологий и другие актуальные проблемы организации работы архивных служб.

Занятия проводят высококвалифицированные специалисты с огромным опытом практической, преподавательской и научной деятельности, разработчики нормативных документов, авторы методических пособий и статей по организации работы с архивными документами в современных условиях.

Программа курса повышения квалификации «Современный архив организации: правовые и методические основы работы»

1 день обучения

Понятие архива организации. Особенности организации архива на предприятиях различных форм собственности. Виды архивов и их функции. Основные организационные документы архива. Положение об архиве, должностные инструкции сотрудников. Составление приказа о назначении ответственного за архив. Обязанности, задачи и права архивных работников. Правила размещение документов в архивохранилище и условия их хранения. Методика поиска документов в архиве: составление пофондовых и постеллажных указателей. Оборудование архива, требования к помещениям. Оптимальные условия хранения документов. Организация размещения документов и ведение информационной работы по документам архива. Правила передачи дел в архив организации. Осуществление контроля за правильным формированием, хранением, и сдачей дел в архив.

Использование документов архива. Учет документов архива. Проверка наличия и состояния документов архива. Правила оформления и порядок выдачи архивных справок, копий, выписок, информационных писем по различным запросам. Технология поиска архивной информации.

2 день обучения

Нормативно-законодательная база в сфере архивного дела. Правила к организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Понятие номенклатуры дел, ее нормативное закрепление. Правила формирования и оформления дел в текущем делопроизводстве. Виды номенклатур. Разработка номенклатуры дел организации. Правила оформления номенклатуры дел, заполнение граф номенклатуры дел. Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией. Разработка номенклатуры дел структурного подразделения. Правила подписания и утверждения номенклатуры дел. Порядок внесения изменений в номенклатуру дел. Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения. Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела

3 день обучения

Хронологическо-структурная систематизация дел. Составление описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами. Анализ фактического содержания имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения. Организация работы по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации. Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения. Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них. Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов. Порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии.

Составление и утверждение акта о выделении документов, не подлежащих хранению. Правила уничтожения документов, с истекшими сроками хранения.

4 день обучения

Современные средства автоматизации работы архивов организации. Понятие электронного документооборота, электронного документа, электронного архива и их нормативное закрепление. Актуальность создания электронных архивов. Техника и технологии электронных архивов. Организация проекта создания электронного архива. Программное и техническое обеспечение электронного архива. Примеры успешного внедрения и использования архивного хранения электронных документов на ведущих предприятиях страны.

5 день обучения

Организация хранения электронных документов: подходы к организации архивного хранения электронных документов, проблемы и возможности решения, отечественный и зарубежный опыт, стандарты, руководства и методические рекомендации. Форматы хранения электронных документов. Обеспечение целостности и аутентичности электронных документов.

Применение электронной подписи в организации. Особенности долговременного хранения документов с электронной подписью.

6 день обучения

Специфика научно-технического документирования. Комплектование архива НТД в организации. Прием, регистрация и систематизация документов. Единицы учета НТД на разных носителях информации. Создание информационно-поисковой системы. Порядок учета НТД. Формирование документов в дела временного и постоянного хранения. Правила оперативного хранения НТД: сроки приема и условия хранения НТД. Обеспечение сохранности документов архива НТД. Экспертиза ценности НТД. Порядок подготовки НТД к передаче на архивное хранение на предприятии и на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы.

7 день обучения

Отбор на постоянное хранение документов по личному составу. Правовые основы доступа к персональной информации. Конфиденциальность при работе с документами по личному составу. Система научно-справочного аппарата к документам по личному составу. Методика составления описи на документы по личному составу. Обеспечение сохранности архивных документов в современных условиях.

8 день обучения

Зачем нужна оцифровка? Организация центра оцифровки документов для самостоятельных работ по сканированию или услуги специализированных компаний, преимущества различных подходов. Разбор кейсов и примеры проектов по оцифровке документов.

Выбор сканирующего оборудования для организации текущего ввода. Анализ рынка, сравнение моделей, постановка задачи и определение оптимального варианта.

Посещение Корпорации «ЭЛАР». Демонстрация оборудования.

Итоговая аттестация

Формы обучения

Данный курс проводится в очном, заочном и онлайн формате:

• очное обучение организуется в небольших группах в наших уютных, оборудованных аудиториях в Москве в указанные даты;
• онлайн обучение практически не отличается от очного обучения: слушатель дистанционно присоединяется к группе, видит и слышит лектора, имеет возможность задавать вопросы и получать ответы. Онлайн обучение проходит параллельно в дни проведения очных занятий.
• заочное обучение не привязано к какой-либо дате. Слушатель может в любое время направить нам заявку, оплатить курс и получить материалы для самостоятельного изучения. После дистанционного тестирования документ об обучении мы направим почтой России по указанному адресу.

Стоимость обучения

Стоимость указана в рублях. НДС не облагается (применяется упрощенная система налогообложения (Информационное письмо (Форма № 26.2-7) от 11.10.2013 № 1235). Затраты списываются на себестоимость согласно 264 ст. НК РФ.

По окончанию обучения, после успешной аттестации, выдается Удостоверение о повышении квалификации, удостоверяющее приобретение компетенций, соответствующих профессиональному стандарту «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденным Приказом Минтруда России от 6 мая 2015 года № 276 н.