Систематизация дел, подготовка к архивному хранению

Хранение документов в организации необходимо не только для того, чтобы следовать законодательным нормам, но и для внутреннего контроля качества работы и динамики развития компании. Для облегчения процесса работы с исполненными документами необходимо периодически проводить такую процедуру, как систематизация документов . В делопроизводстве систематизация документов применяется как к документам постоянного хранения, так и к документам временного хранения (срок хранения которых менее 10 лет).

Систематизация документов — распределение документной информации по признакам родства, сходства, т. е. их классифицикация и типизация. На практике простейшей классификацией документов является группировка их в определенные предметные комплексы, так называемые «дела». Систематизация документов — трудоёмкий процесс. Но именно он помогает в дальнейшем значительно упростить работу с большим количеством документов и превратить обращение к нужной документации из энерго- и время затратной процедуры в элементарную.

На семинаре будут даны практические рекомендации по подготовке документов и дел к архивному хранению, а это включает:

• проведение экспертизы ценности документов;
• оформление дел;
• составление описей дел;
• составление актов о выделении к уничтожению документов и дел, не представляющих научно- практической и исторической ценности.

Программа семинара:

1. Проверка правильности оформления документов в текущем делопроизводстве с целью их последующего хранения. Функциональный и структурный подход к систематизации и обеспечению сохранности документов. Правила формирования документов в дела. Составление заголовков дел. Особенности формирования и оформления личных дел.
2. Экспертиза ценности документов. Положение об экспертной комиссии. Критерии ценности документов. Этапы определения ценности документов. Оформление результатов экспертизы.
3. Правила формирования и ведения дел. Порядок выдачи и изъятия документов и дел в текущем делопроизводстве. Определение сроков хранения документов. Подготовка дел к архивному хранению. Сдача дел в архив.

Всем слушателям семинаров обеспечивается питание в течение дня, выдаются раздаточные материалы и сертификаты о пройденном обучении.

При регистрации 2-х и более человек скидка 10%

Семинар проходит по адресу: г. Москва, ул. Радио, д. 23/9, стр.2