Профессиональный секретарь

Профессиональный секретарь — это не только «лицо» компании, но и «опорное звено» управления документами в организации, так как обеспечивает практически весь комплекс функций по административной поддержке и документационному сопровождению деятельности подразделения и его руководителя, а в ряде случаев и всей организации. Особое положение секретаря в системе документационного обеспечения управления организации обусловлено одной из основных задач — осуществление контроля за документами, представляемыми его руководителю на рассмотрение. Данная задача, прежде всего, состоит в обеспечении соблюдения всех установленных процедур создания, подготовки документов и документированных решений руководителя.

Профессиональные преподаватели с большим опытом практической и преподавательской работы дадут практические рекомендации по правилам составления, оформления, унификации, хранения различных видов документов, советы по организации рабочего места, планированию времени; по правилам ведения телефонных переговоров и организации мероприятий, деловой этики, приемам эффективной коммуникации и др.

Методы проведения курса повышения квалификации:

• Мини-лекции
• Письменные упражнения
• Дискуссии
• Работа в малых группах
• Кейсы
• Ролевые игры

Программой предусмотрена видеосъемка с последующим разбором рабочих ситуаций.

Приглашаем секретарей, референтов, помощников руководителя как опытных, так и тех, кто только начинает осваивать сложную и многогранную профессию принять участие в профессиональном курсе повышения квалификации и получить по его итогам престижный документ.

В процессе обучения слушателям предоставляются информационно-методические материалы, в том числе:

• Блокнот и ручка для записей
• Информационно-методические материалы по теме курса, включающими в себя авторские разработки
• CD-диск с интересными и полезными материалами, образцами документов и актуальной нормативно-правовой базой

Программа курса повышения квалификации «Профессиональный секретарь»

Место секретаря в структуре управления

• Роль секретаря в формировании корпоративной культуры
• Секретарские должности и функциональные обязанности
• Запреты на профессию или кто не сможет быть секретарем
• Толерантность как основная компетенция

Руководитель и секретарь

• Основные ассистентские функции и формы взаимодействия с руководителем
• Стили руководства
• Идентификация стиля руководства своего начальника и манера поведения секретаря, наиболее соответствующая этому стилю
• Как научиться быстро и грамотно принимать распоряжения руководителя
• Выполнение поручений руководителя и контроль за исполнением
• Обратная связь руководителю: как делать ее оперативно и четко
• Если руководитель недоволен: как определить причину и предотвратить конфликт

Организация деловых встреч и приемов

• Современные принципы и функции бизнес-этикета
• Влияние бизнес-этикета на корпоративный имидж компании
• Основы профессиональной этики и делового этикета
• Прием посетителей: правила и стандарты
• Правила приема в зоне ресепшн
• Правила в приемной руководителя
• Офисное гостеприимство: кому, что и как:
• Когда и как подавать чай/кофе
• Требования к оформлению кофе-брейк
• Правила подачи чая/кофе — соблюдаем протокольные требования
• Как правильно убрать посуду, чтобы участники совещания/ переговоров могли продолжить работу
• Роль секретаря в подготовке и проведении совещаний, переговоров и презентаций

Организация рабочего дня

• Тайм-менеджмент и его основные принципы
• Как создать «фотографию» дня
• Зачем нужен план
• Как расставлять приоритеты, если нужно сделать одновременно несколько дел
• Планирование рабочего времени руководителя
• Самоменеджмент, Самомотивация, Самоконтроль.
• Организация приема посетителей на основе тайм-менеджмента

Особенности делового общения

• Общение как лучший способ передачи/получения информации, понимания и взаимодействия
• Вербальные и невербальные коммуникации
• Техники противодействия прессингу.
• Как сказать «нет»
• Как избежать манипуляции

Телефонный разговор

• Голос секретаря и характер его воздействия на собеседников
• Работа с голосом (тембр, темп, интонации и т.д.)
• Вербальные характеристики речи (лексика, построение фраз и т.д.)
• Как профессионально слушать
• Методы активного слушания
• Как управлять процессом общения с помощью вопросов
• Как правильно выбрать стратегию поведения в конфликтной ситуации
• Как управлять телефонным контактом
• Скрипты в телефонной коммуникации

Требования к составлению и оформлению документов

• Нормативно-правовая база, регламентирующая работу с документами
• Унификация и стандартизация управленческих документов
• Формуляр документов
• Требования к бланкам документов
• Реквизиты документа: их значение и оформление
• Отметки о согласовании документов
• Особенности работы с отдельными группами документов
• Правила оформления и составления управленческих документов
• Рекомендации по составлению текстов документов и деловых писем

Организация документооборота

• Порядок обработки документов
• Организация приема, первичной обработки, доставки и отправки документов
• Правила и виды регистрации документов
• Формы регистрации входящих, исходящих, внутренних документов
• Порядок движения документов в организации
• Учет объема документооборота
• Контроль исполнения документов и поручений
• Сроки исполнения
• Структура баз данных по документной системе организации
• Правила организации документооборота с учетом ведения электронного документооборота
• Эффективность документооборота

Имидж секретаря

• Вид и стиль поведения
• Стиль секретаря: костюм, обувь, аксессуары, макияж, прическа, парфюмерия
• Формирование имиджа, соответствующего ситуации
• «Мелочи», говорящие о профессионализме/ некомпетентности

Культура поведения и служебный этикет

• Взаимоотношения «руководитель-секретарь», «секретарь-сослуживцы», «Секретарь-посетители»

Типы руководителей

• Психологические типы руководителей
• Стили руководства
• Способы взаимодействия
• Взаимодействие секретаря с руководителем
• Основные ассистентские функции секретаря и формы взаимодействия с руководителем

Профессиональный секретарь и телефон. Телефонный этикет

• Основные правила телефонного этикета
• Звонки входящие и исходящие. Схема ответа на звонки
• Регистрация и фильтрация звонков
• Формы приветствий и представлений. Деловой тон.
• Проблемные разговоры по телефону. Анализ проблемной ситуации
• Основные типы собеседников
• Психологические приемы ведения деловой беседы и телефонного общения
• Культура поведения в конфликтных ситуациях Способы разрешения конфликтных ситуаций

Итоговая аттестация

Стоимость обучения

Стоимость указана в рублях. НДС не облагается (применяется упрощенная система налогообложения (Информационное письмо (Форма № 26.2-7) от 11.10.2013 № 1235). Затраты списываются на себестоимость согласно 264 ст. НК РФ.

При выборе полного пакета предоставляются скидки:

• при участии двух и более сотрудников от одной организации;
• при участии представителей ВУЗов, государственных организаций и органов государственной власти;
• для физических лиц (оплата обучения за свой счёт).

Документ об обучении
По окончанию обучения, после успешной сдачи итоговой аттестации, слушателям выдается Сертификат о пройденном обучении