Организация архивного хранения документов: проблемы, практика, рекомендации

В рамках курсов повышения квалификации будут рассмотрены современные требования, предъявляемые к архивным службам с учётом изменений в законодательно-нормативной базе, даны практические рекомендации по основным функциям деятельности архива:

• прием и систематизация документов архива;
• учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;
• создание и ведение научно-справочного аппарата;
• организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений организации, ведет учет и анализ использования документов;
• проведение экспертизы ценности документов;
• передача документов на постоянное хранение;
• формирование и оформление дел;
• номенклатура дел организации – ее значение, порядок составления и использования;
• разработка нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления.

Развиваемые компетенции: получение и совершенствование знаний в области архивного дела, формирование профессиональных навыков работы в архиве

Целевая аудитория: обучение ориентировано на руководителей и специалистов архивной службы, службы ДОУ, секретариата, делопроизводителей, архивариусов.

Особенность: практическая направленность. Обучение состоит из теоретической части в виде лекций, ответов эксперта на вопросы участников семинара, обмена практического опыта и выполнения самостоятельных заданий.

В процессе обучения слушателям предоставляется комплект методические материалы, включающие в себя:

• Блокнот и ручка для записей
• Информационно-методические материалы по теме курса, включающими в себя авторские разработки
• CD-диск с интересными и полезными материалами, образцами документов и актуальной нормативно-правовой базой

Программа курса повышения квалификации “Организация архивного хранения документов: проблемы, практика, рекомендации”

День 1.

Особенности организации архива на предприятиях различных форм собственности. Виды архивов и их функции. Основные организационные документы архива. Положение об архиве, должностные инструкции сотрудников. Составление приказа о назначении ответственного за архив. Обязанности, задачи и права архивных работников. Правила передачи дел в архив организации. Осуществление контроля за  правильным формированием, хранением, и сдачей дел в архив.

Правила размещения документов в архивохранилище и условия их хранения. Методика поиска документов в архиве: составление пофондовых и постеллажных указателей. Оборудование архива, требования к помещениям. Оптимальные условия хранения документов. Организация размещения документов и ведение информационной работы по документам архива.

Исполнение запросов в архиве. Требования законодательства к составлению архивных справок, копий, выписок. Оформление архивных справок, архивных копий и выписок из документов: практические рекомендации. Порядок выдачи архивных справок.

Информационно-справочная работа с документами архива. Использование документов архива. Учет документов архива. Проверка наличия и состояния документов архива.

День 2.

Создание экспертных комиссий организации и структурных подразделений. Функции экспертно-проверочной комиссии.

Разработка положения об экспертной комиссии организации: задачи, функции, порядок работы.

Методические подходы к определению ценности документов. Аукционная и денежная оценка документов. Ценность, отражающаяся в сроке хранения. Сроки хранения бумажных и электронных документов.

Принципы и критерии экспертизы ценности документов. Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов. Составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Система перечней документов со сроками хранения. Типовые и ведомственные перечни. Перечни организации. Рекомендации ИСО и Международного Совета Архивов по организации экспертизы ценности и установлению сроков хранения бумажных и электронных документов.

День 3.

Правила формирования и оформления дел в текущем делопроизводстве. Порядок формирования и оформления дел с указанием специфики формирования отдельных категорий дел.

Типы и виды номенклатур дел. Ответственность за разработку номенклатуры дел организации.  Общие требования к номенклатуре. Методика составления номенклатуры дел.  Правила оформления номенклатуры дел. Формулирование заголовков дел. Схема расположения категорий дел. Определение сроков хранения документов. Правила применения Перечней со сроками хранения при составлении номенклатуры дел. Правила согласования, подписания, утверждения номенклатуры дел. Порядок внесения изменений в номенклатуру дел. Взаимодействие с архивом организации и архивными учреждениями.

Тестирование. 

День 4.

Нормативная база: федеральные законы, стандарты Р ИСО, правовые акты и проекты Минкомсвязи России, методические рекомендации Росархива. Государственная политика в области перехода к документам в электронной форме.

Электронный архив и электронный документооборот: связь и различия. Преимущества электронных технологий. Управление бизнес-процессами и место электронного архивного документа в жизненном цикле документов организации.

Методология и технология архивного хранения электронных документов. Составные части электронного документа. Форматы электронных документов. Аутентичность файлов.

Организация работы по оцифровке архивных документов: требования к помещениям, оборудованию, персоналу. Этапы рабочего процесса.

Оцифровка как перспективная технология обеспечения сохранности архивных документов.

День 5.

Программное и техническое обеспечение электронного архива. Распространенные варианты создания архива электронных документов организации.

Этапы проектирования электронного архива организации. Выработка требований к автоматизированной системе.

Комплектование электронного архива, учет и хранение электронных архивных документов.

Автоматизация процесса ввода документов в систему. Сканирование (поштучное, потоковое) и штрих-кодирование.

Оцифровка бумажного архива. Способы организации работы и оценка затрат. Особенности организации процесса оцифровки. Организация процесса передачи оцифрованных документов.

Текущее хранение электронных документов. Обеспечение сохранности электронных документов.

Условия хранения и доступа к электронным информационным ресурсам. Режимы хранения электронных носителей. Обеспечение сохранности электронных документов.

Итоговая аттестация слушателей.

Стоимость обучения

Стоимость указана в рублях. НДС не облагается (применяется упрощенная система налогообложения (Информационное письмо (Форма № 26.2-7) от 11.10.2013 № 1235). Затраты списываются на себестоимость согласно 264 ст. НК РФ.

При выборе полного пакета предоставляются скидки:

• при участии двух и более сотрудников от одной организации;
• при участии представителей ВУЗов, государственных организаций и органов государственной власти;
• для физических лиц (оплата обучения за свой счёт).

Документ об обучении 
По окончанию обучения, после успешной сдачи итоговой аттестации, слушателям выдается Сертификат о пройденном обучении