Электронный документооборот и архив: нормативная база, хранение, защита, уничтожение электронных документов

Электронный документооборот – это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно. Сегодня с уверенностью можно сказать, что для любого предприятия или организации вопросы оптимизации документооборота имеют ключевое значение.

Эффективность управления предприятиями и организациями не в последнюю очередь зависит от корректного решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их исполнения, а также продуманной организации их хранения, поиска и использования.

В рамках мастер-класса слушатели будут проинформированы об основных изменениях в законодательном и нормативном регулировании работы делопроизводственных и информационных служб организаций; о проблемах стандартизации в области документационного обеспечения управления; об организационных основах организации документооборота; о хранении и уничтожении электронных документов; о новейших технологических решениях, применяемых в практической деятельности.

Программа мастер-класса

1. Российское законодательство в области информатизации и управления документацией по состоянию на сентябрь 2015 года. Анализ законодательно-нормативных актов в области управления документами. Усиление ответственности.
2. Использование электронных документов в деловой деятельности. Особенности электронных документов. Придание юридической силы электронным документам. Обеспечение целостности и аутентичности электронных документов. Юридическая значимость электронных документов. Жизненный цикл электронного документа.
3. Особенности работы с электронными документами, подписанными электронной подписью. Риски, которые следует учитывать при использовании электронных документов. Обзор судебных решений, демонстрирующих, как ошибки при управлении документами приводят к неприятностям, а правильная работа с ними позволяет защитить свои права и интересы.
4. Организация работы с отдельными видами электронных документов. Электронная почта и системы мгновенных сообщений. Разработка регламента работы с электронной почтой. Правила работы с электронной почтой. Веб-сайты, интернет-приемные, базы данных.
5. Требования к хранению электронных документов: технологии защиты целостности и аутентичности, технологии поддержки миграции. Форматы хранения электронных документов. Организация хранения электронных документов: подходы к организации архивного хранения электронных документов, проблемы и возможности решения, отечественный и зарубежный опыт, стандарты, руководства и методические рекомендации.
6. Особенности экспертизы ценности электронных документов. Проблемы уничтожения электронных документов: нормативная база, стандарты и внутренние нормативные документы организации, технические, организационные и правовые проблемы, возникающие при уничтожении документов, подходы к их решению, практический опыт.
7. Понятие «электронный архив». Актуальность создания электронных архивов. Проблемы и возможные решения, стандарты, руководства и методические рекомендации. Создание электронного архива. Организация электронных архивов.